Dématérialiser les notes de frais : les meilleures solutions selon vos besoins
Le marché propose aujourd'hui des outils matures, tous capables de scanner les justificatifs (OCR), calculer automatiquement les indemnités kilométriques et assurer un archivage à valeur probante conforme à la réglementation. Voici les recommandations selon votre profil.
Pour les TPE / indépendants (budget serré)
Indy est particulièrement adapté : Indy propose une application notes frais entièrement gratuite, conçue spécifiquement pour les entrepreneurs individuels, auto-entrepreneurs et micro-entreprises, démocratisant l'accès à la dématérialisation des frais professionnels sans engagement financier. Avec sa formule payante, vous obtiendrez également la certification à valeur probante de vos justificatifs.
Tiime est une autre option solide, gratuite, avec OCR et archivage probant inclus.
Pour les PME françaises (5-100 salariés)
N2F s'impose comme la référence pour ce segment : c'est un logiciel français de gestion des notes de frais particulièrement adopté par les PME et les ETI, avec une prise en main rapide et une interface mobile bien conçue pour les collaborateurs terrain. Il se distingue par sa rapidité de saisie : il vous faudra moins de 5 secondes pour saisir une dépense.
Cegid Notilus est également très répandu : la solution assure la dématérialisation complète des notes de frais, un circuit de contrôle automatique pour chaque dépense, l'archivage à valeur probante des documents, ainsi que l'organisation et la réservation des déplacements.
Pour les entreprises avec déplacements internationaux
Expensya est pensé pour cet usage : c'est une solution pensée pour les entreprises multisites et internationales, avec gestion multi-devises, reconnaissance des langues et archivage légal, solide pour les déplacements fréquents avec une extraction des données très précise.
Rydoo est également pertinent si vous voulez unifier voyages et frais : son positionnement travel and expense management intégré en fait un choix pertinent pour les entreprises qui souhaitent unifier la gestion des voyages et des frais dans un seul outil.
Pour les PME/ETI qui veulent tout centraliser (frais + cartes + achats)
Spendesk est leader sur ce créneau : il permet de suivre l'ensemble des achats de l'entreprise et de mettre à disposition de chaque collaborateur une carte bancaire dématérialisée afin de sécuriser les dépenses professionnelles.
Mooncard fonctionne sur un principe similaire avec carte connectée, limitant la saisie manuelle et facilitant la récupération de TVA.
Pour les grandes entreprises / groupes internationaux
SAP Concur reste la référence absolue : c'est la solution leader mondial de gestion des notes de frais et des voyages d'affaires pour les grandes entreprises, offrant une couverture fonctionnelle très large, une intégration native avec SAP et les principaux ERP, capable de supporter des volumes de transactions considérables sur des dizaines de pays. Elle cible principalement les grands groupes et ETI de plus de 700 salariés.
Pour les entreprises déjà équipées d'une suite RH
Lucca (Cleemy Notes de frais) s'intègre nativement si vous utilisez déjà cet écosystème RH : Lucca propose dématérialisation des justificatifs, approbation en temps réel par le manager, calcul des frais kilométriques ainsi qu'une imputation en comptabilité générale et analytique.