Le choix d'un logiciel de notes de frais pour une PME dépend principalement de votre organisation (avances de frais ou remboursements), de votre logiciel comptable et de la mobilité de vos équipes.
Voici une sélection des meilleures solutions du marché, classées selon vos besoins spécifiques :
1. N2F : Le choix le plus complet et universel pour les PME
N2F est l'un des leaders sur le marché français pour les PME et ETI.
- Pourquoi le choisir :
- Scan intelligent (OCR) extrêmement rapide et précis.
- Archivage à valeur probante (conforme URSSAF/DGFIP) : vous pouvez jeter vos tickets papier.
- Connecteurs très riches avec quasiment tous les logiciels comptables du marché (Sage, Cegid, Pennylane, Quadratus, EBP, SAP, etc.).
- Gestion fine des indemnités kilométriques (intégration Google Maps).
- Pour quel profil : Les PME (de 10 à 500 salariés) qui recherchent une solution dédiée, conforme à la réglementation française et rapide à déployer.
2. Cleemy (Lucca) : L'idéal pour une gestion RH et comptable intégrée
Développé par l'éditeur Lucca, Cleemy est un module dédié à la gestion des notes de frais au sein d'un écosystème RH complet.
- Pourquoi le choisir :
- Interface très moderne et ergonomique pour les collaborateurs.
- Circuits de validation (workflows) extrêmement personnalisables (par projet, par manager, par plafond).
- Intégration parfaite avec les autres modules Lucca (congés, temps de travail, paie) et les outils de comptabilité.
- Récupération automatique de la TVA très poussée.
- Pour quel profil : Les PME structurées qui souhaitent intégrer la note de frais dans une suite RH globale ou qui ont des règles de validation complexes.
3. Spendesk ou Mooncard : Pour supprimer les avances de frais (Cartes + Notes de frais)
Ces solutions ne sont pas uniquement des logiciels de notes de frais : elles combinent des cartes de paiement d'entreprise (physiques et virtuelles) avec une application de gestion.
- Pourquoi les choisir :
- Les salariés payent directement avec la carte entreprise (avec des plafonds et règles prédéfinis).
- Dès qu'un paiement est effectué, le salarié reçoit une notification pour prendre le justificatif en photo.
- Évite aux collaborateurs d'avancer l'argent de leur poche.
- Mooncard propose notamment un partenariat fort avec Flying Blue pour cumuler des Miles sur les dépenses pro.
- Pour quel profil : Les PME qui ont beaucoup de déplacements ou d'achats en ligne et qui veulent réduire au maximum l'avance de frais personnelle des salariés.
4. Rydoo ou Expensify : Pour les PME à dimension internationale
- Rydoo : Très fluide, idéal pour les PME ayant des filiales ou des collaborateurs voyageant à l'étranger (gestion multi-devises automatique, politiques de dépenses internationales).
- Expensify : L'un des leaders mondiaux, très axé sur le self-service et l'automatisation, parfait si votre entreprise fonctionne en anglais ou possède des équipes éparpillées dans le monde.
Critères clés pour trancher votre choix :
- L'archivage à valeur probante : Vérifiez impérativement que la solution possède cette certification si vous souhaitez dématérialiser à 100 % et détruire les tickets papier. (N2F, Cleemy, Spendesk et Mooncard le proposent).
- L'intégration comptable : Assurez-vous que le logiciel exporte les écritures comptables dans le bon format pour votre expert-comptable ou votre logiciel interne (ex: Pennylane, Sage, Cegid).
- Le modèle tarifaire : La plupart facturent au nombre d'utilisateurs actifs par mois (comptez généralement entre 3 € et 8 € / utilisateur / mois pour les outils purs comme N2F ou Cleemy, et davantage pour les formules incluant des cartes bancaires comme Spendesk).
En résumé :
- Si vous voulez un outil pur, simple et très bien connecté à la compta : N2F.
- Si vous avez déjà ou visez une suite RH moderne : Cleemy (Lucca).
- Si vous voulez donner des cartes de paiement à vos équipes pour stopper les avances de frais : Spendesk ou Mooncard.